導入事例 ココネ株式会社 導入事例 ココネ株式会社
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Case Study

暮らすように働くオフィスの安全性のため
「食」と「セキュリティ」にこだわった
オフィス移転

事業・活動:ソーシャルネットワークサービス事業
      クリエイターサービス事業
規模:従業員数規模100〜500名

事業・活動 ソーシャルネットワークサービス事業・クリエイターサービス事業
規模 従業員数規模100〜500名

ソリューション

bitreception bitreception

課題

  • 商業施設として建てられた建物を一棟借りすることのセキュリティ強化
  • 来客時の対応の円滑化
  • 準備期間が短く、かつリモートワーク下でのオフィス移転

効果

  • 社員と社員が許可した来訪者のみが入館可能に
  • 無人受付とSlack通知により来客対応の手間がほぼ0に
  • 後付け可能な機器とQRコード活用で、短期間のリモート下でも移転が完了

こだわりの飲食スペース

社員の健康を大事に考えた、ココネならではのオフィス

弊社は「健康に生きよう」というキーワードを会社として掲げるほど、経営陣は「社員の健康を大事にする」という強い思いを持っており、働いている時も生活の延長として、働く環境を大事にし、社員の生活をサポートしたいと考えています。

それが具体的に現れている一つの例が、専属シェフによる社員への食事提供です。弊社はシェフを6名直雇用していまして、社員への昼食や、夕食も提供しています。これまで、恵比寿や六本木にオフィスを構えていたこともあるんですが、恵比寿オフィスの頃、一般的な飲食店のようなところを借りて、厨房代わりにしていました。ただオフィスが入っていたビル側の都合で移転する必要が出てしまい、新宿に仮移転し、その後六本木に移転しました。六本木のビルは厨房付きのオフィスではなく、恵比寿の厨房から食事をデリバリーしていました。美味しい食事があることは良いのですが、経営陣の想いとしては1つのオフィスの中でより充実した食の提供ができるようにしたいと考えていましたので、今回は、その条件に合致する移転先として、厨房付きの物件を探し、もともと小売店が入居していたこのビルを見つけ、移転を決めました。

社員の健康を大事にするという観点では、食事以外にも運動面でのサポートもしています。運動をサポートするチームも社内におり、六本木オフィスの時はスポーツジムの設備を設けていたので、この新オフィスでもそういったスペースを作っていきたいと思っています。

しかし、この移転先のビル、もともとオフィスビルではないので、課題も有りました。その一つがエントランスのセキュリティです。これまで、オフィスビルに入居していたので、大型ビルの場合は、入退時のセキュリティシステムが入っており、自社でビルのセキュリティまで細かく考える必要はありませんでしたが、この新オフィスでは旧小売店を一棟借りしたので、自社でオフィスに最適なセキュリティを考える必要がありました。

オフィスセキュリティが重要要件に

オフィスを移転する前、社員みんなで新しいオフィスづくりに関われるよう、インタビューを実施したり、ご意見ボードを設置し付箋で自由に要望を出せるような取り組みをしていました。その中で一棟借りになることから、弊社の社員からは新オフィスで、部外者が入れない、高いセキュリティレベルについて、多くの要望が寄せられていました。
しかし、先程申し上げたように、この新オフィスでは旧小売店を一棟借りしたので、自社でセキュリティについて考える必要がありましたし、社員だけでなく、お客様の来訪も有るので、社員に加え、社員が許可した方だけが入館できるような柔軟性もあるセキュリティ製品を探していたところ、ビットキーさんを知り、お声がけしました。

来訪者の受付・ドアの解錠・Slack通知まで完結するのはBitkeyだけだった

これまでのオフィスでは来客対応として、受付に電話を設置し総務で対応していました。
総務は、来訪先の担当者に声をかけに行ったり、対象部署に連絡するフローになっていました。しかし、今回の新オフィスは執務スペースが地上3フロアに分かれることで、来客対応のために、声をかけにくい環境になったため、これを機会に、受付はある程度自動化し、お客様来訪時は、弊社で使っている社内コミュニケーションツールのslack内でメンバーに通知が届くようにしたいと考えていました。

ビル一棟借りになると決まった段階での要件は

● アポイントのお客様だけ、認証して、ドアも解錠できる
● 認証含め、受付時は無人で対応できる
● 社員の入退室の履歴を残すことができる
の3つで、検討時は、これらを満たせるのがBitkeyさんともう1社くらいしかありませんでした。さらに、Slack通知や、Googleカレンダー連携などの機能をご相談したところ、Bitkeyさんから移転までに開発していただける御提案を頂き、導入を決めました。

来訪される方に「QRコードかざす→ドアオープン」のスピーディーで快適な体験を提供

導入時、カードキーが500枚でカードリーダーが5台と数が多く、想定よりも初期登録に時間がかかったのは大変でしたが、bitreceptionで受付関連の要件をクリアできたのは非常に良かったです。 加えて、感想なんですが、bitreceptionでQRコードを読み取ってドアが開くまでのスピードが非常に早いですね。来訪されるお客様にとっても良い体験になるのではと思います。


ココネ様のbitreception 利用イメージ

 


 

来客対応は円滑化。残る課題は、荷物受付・搬入時の対応

これは、今後の課題ですが、各社の配達員の方が荷物を持って来た場に都度エントランスで受け取りを行っている点を改善したいと思っています。
新オフィスの受付では、万が一のために電話も設置していて、1日あたり約15件の来客の内、電話がかかってくるケースはほぼ0なのですが、配達員の方は別です・・。これまで、大型オフィスビルに入居していた際には、ビル全体で郵便物や荷物の搬入において、館内のサービスセンターで入館受付を対応してもらっていましたが、今は自社で1棟借りしており、荷物を一括で受け付けるセンターも用意していないため、荷物の受け取りや搬入で配達員の方が来るたびに対応しなければいけない点が、課題だと感じています。
できれば今後、搬入時の対応も無人化するなど改善していきたいと思っています。


ココネ株式会社 石川様、筒井様

Bitkeyだったから短期間・リモート化でも移転が完了

今回、移転はギリギリのスケジュールだったのですが、Bitkeyさんの製品が既存の設備に追加する形ですぐに取り付けられるため、工事の負担がほぼ無く、短期間でも対応できました。3月終わりに導入を決めて4月20日に移転というスケジュール感だったので、他社製品だと間に合わなかったかもしれません。

さらに、今回新型コロナウイルス感染拡大の影響でリモートワークになり、そのさなかでそのまま移転となってしまい、新しいオフィスのカードキーを社員に配布する間もなかったのですが、これも、bitreceptionのおかげで対応できたんです。どのような準備をしたかというと、最初の入館時、社員にもbitreceptionでQRコードを発行してエントランスに入ってもらう対応をとりました。これにより、カードキーがなくても社員が新オフィスに入ることができましたし、加えて、「QRコードで入館するシステムが入ってるんだ」という紹介・周知にはなったかなと思います。仮にこのQRコードでの対応ができなかったら、私達がオフィスの入り口で常時社員の出社を待ち、都度カードを渡すといった非効率な対応をする必要があったと思います。この機能に助けられました。

今後は多拠点対応も視野に

弊社はグループ会社も含めると、東京の他、仙台、京都、福岡、韓国、上海と多くの拠点がありますし、今後更に拠点を増やす可能性もあります。そのときに、各拠点に入退室管理のシステムを入れて、カードキーを貸し出したり登録したりするのではなく、bitlockの追加で管理できるようになれば、スマホアプリや一つのカードキーでどこでも入室できるようになるので、入退室管理システムの導入の手間が省け、拠点間の移動のストレスが減りそうですね。なにより一つのカードキーやスマホアプリで全箇所解錠できる体験は、社員にとってもメリットになると思います。

 
bitreception workhubを介してあらゆるトビラに連携する、受付ソリューション。QRだけでゲストを目的地に案内し、応対者にも自動通知します。 bitreception workhubを介してあらゆるトビラに連携する、受付ソリューション。QRだけでゲストを目的地に案内し、応対者にも自動通知します。

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