Bitkey workspace

森トラスト株式会社　松方様

オープンイノベーションを推進するなかで、受付の無人化を検討

弊社は会社としてオープンイノベーションを推進しており、新しい製品やサービスを活用することで業務の効率化やコスト削減につなげられるのではないかと考えていたことから、受付の無人化を検討していました。また空間をデザインするという弊社の業種柄、空間の新しい使い方について積極的に自社でも試していきたいという思いもありました。

「セキュリティと連動する無人受付」が導入の決め手

無人受付システムはいくつもあるなかでbitreceptionを選んだ理由は、会議室の鍵と連動する受付システムはbitreceptionだけだったことです。有人受付だった頃は、応接室の未使用時のカギの施錠は特に行っていませんでした。しかし、受付を無人化するのであれば、未使用時は施錠するといったセキュリティ対策が必須となります。そのため、bitreceptionを知る以前は、各会議室には会議室用の電子錠を、受付には受付ツールを別途導入しようかと考えていたのですが、bitreceptionなら会議室連携で無人受付を実現でき、導入ツールが一種類で済むので、そこが決め手でしたね。

森トラスト株式会社　山内様、松方様

導入後、ピーク時の受付の滞留の解消を実感

導入後は、お客様が受付に滞留することがなくなったのを実感します。弊社は多い時だと一日100名を超える来客があり、朝一番やピークタイムなどの時間帯や日によっては、どうしても数分お客様を受付で待たせてしまうことが発生してしまっていました。しかし、今では受付後に速やかに会議室にお向かいいただけるので、「受付にお客様が並ぶことがなくなったな・・・」と感じます。

特に、来訪者様の会社が多岐にわたるような大きな会議で、bitreceptionの導入による効果を実感します。複数関係各社のお客様に数名ずつお越しいただき、トータルの来客数が十数人になる会議などではどうしても受付に人溜まりができてしまいがちだったのですが、bitreceptionを導入したことで、大人数であっても非常にスムーズな受付が実現しました。

取次後の社内招集の手間が消え、業務効率化を実感

また、来客対応の業務の効率化も実感しています。以前はお客様のご来訪時に受付スタッフが使用予定の会議室の利用状況を確認し、代表担当者に内線にてご到着を連絡、その後担当者による関係者の社内招集を経て受付にお迎えにあがっていたのですが、今では社員へのご到着通知や会議室の空室確認・解錠・ご案内という一連の動作をすべてbitreceptionが担ってくれるので、非常に便利です。最近は、部署横断的に社員が出席する会議が多く、出席する社員の執務フロアが分かれているような場合には周りを見渡してさっと声をかけるということが難しい状況が多くあるのですが、bitreceptionは代表者だけでなく会議出席予定者すべてに通知が届くので、社内招集の手間がなくなったことが、個人的には最も業務が改善されたと感じる部分ですね。

導入初月は、社員やお客様の戸惑いを軽減するための移行期間として有人受付と並行して使用したのですが、翌月からは完全無人化に成功しました。

brireceptionが稼働している受付タブレット

セキュリティレベルをそのままに、受付運用コストは3分の1に

また、新しい技術を導入したことによる経済的な効果も嬉しく思っています。無人化するために設置した防犯カメラやiPadなどの初期費用を加えても、運用コストは約3分の1になりました。コストをそれだけ削減させながら有人受付と遜色のないセキュリティが担保できているので、やはり会議室連動の無人受付にして良かったと思っています。

会議室でお待ちいただく方が、商談もスムーズに

お客様からも、「会議室連動でそのまま入室できる無人受付は、とても珍しいですね」と好評をいただいています。なかには「うちも、ショールームに入れてみようかな」などと、自社での導入に前向きなご反応も見られました。受付ではなく会議室でお客様とご対面すると、とてもスムーズに会議が始められますし、お客様にとってもあらかじめ書類を準備することができるので、商談の準備としても望ましい流れだと感じています。機能追加の相談にも柔軟に応じてもらえるので、今後bitreceptionがどう進化していくのか、楽しみです!